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【文章×コミュニケーション】チャットツールの苦手克服【自己啓発】

人生のアウトプット

 

悩める子羊達
悩める子羊達
  • 職場でのやり取りでチャットツールを使っているけど、言いたいことがまとまらない 
  • 用件を正確に伝えられない 
  • 文章を考えることだけで、時間を費やしてしまう 

こんなお悩みありませんか? 

本記事を読んで実践することで、 

  • 文章をまとめるスキルがあがる 
  • 正しく伝わる 
  • 作成時間が短縮できる 
  • 思考能力up! 

と、いいこと尽くしです。

ぜひ最後まで読んでみてください。 

【文章×コミュニケーション】チャットツールの苦手克服 

最近の働き方ではリモートワークを導入している企業も多いですよね。 

リモートワークでは、会話でのやりとりよりもテキストコミュニケーションのスキルが必須となっています。 

しかし、テキストでのやりとりは対面の会話に比べて、相手の表情やしぐさがわからないので、 

空気感などの雰囲気が伝わりにくいため、苦手と感じているかたも多いと思います。 

適切な言い回しがぱっとでてこない。→何回も書き直して、気が付いたら10分以上かかってる。→それが結果的に仕事の生産性を下げてしまう……

という負の連鎖です。 

わたしの会社では、スラックというチャットツールを使っています。 

コロナ以前は、急ぎの用件は内線でのやりとりがOKだったのですが、最近はリモートワークの導入で社内に相手がいないことも多いため、緊急時でも必然的にチャットでのやりとりが要求されるようになりました。 

クレーム処理で、早く連絡しないといけないのに、なんて書けばいいのだろうと悩んだり、そんなこんなで時間が過ぎていくことで焦る。 

特に目上の人への依頼の場合、失礼のないように敬語を入れないと偉そうに聞こえるかもなど、本来の目的とは違うことにも頭を使わないといけなくなりどんどんストレスがたまっていきました。 

なんとかしたい! 

同じ内容でも直接の会話であれば、長くても5分以内に終了していた依頼です。 

テキストツールになったとたんに時間がかかるのは、まず文章作成に時間がかかるからです。 

それは相手の理解度を確認しながら、会話をすすめるから。 

でも文章だと自分の主張を前面にして、相手の理解を考えないで文章をつくってしまう。そのため読み直すと、結局なにをしてほしいのかわからない文章ができてしまいます。 

では最初から相手が理解に迷わないような文章を作ればいいのです。 

タイトルから考える 

文章の一番最初で、「この内容の文章だよ!」とわかるようにします。 

仕事での文章を書く目的はほとんど依頼・相談・質問あたりではないでしょうか? 

業種によって多少の違いはあるかと思いますが、このことをしっかり区別します。 

具体には【】を使ってその中になんの種類の文章なのかを書きます。 

その次は、その内容の詳細や、理由です。 

その文章は箇条書きの要領でなるべく短い一文がいいでしょう。  

例:【依頼】〇〇の件 

金曜の15時までに、資料の作成をお願いします。

週明けの会議までに必要です。期日は厳守でお願いします。 

こんな感じで、読む人は最初から次にとるアクションを意識しながら文章を読み進めてくれるので、迷いがなくなります。 

また、一文を短くすることで、敬語を使わなくても丁寧な印象となります。 

さらに、考えるのが本当に楽チンです。 

「そんなのわかってるよ!」と思っていても実際に自分に合ったにテンプレを作るのはそこそこ面倒なので、後回しになっている方も多いと思います。 

さいごに 

私の場合は上記の方法を試したところ、文章作成の時間の短縮はもちろんですが、 

普段の思考法にも良い影響がありました。 

最初にタイトルから考えるくせがついてので、文章作成以外のことでも、頭の中の整理がしやすくなり、快適に仕事ができるようになりました。 

ぜひ文章作成に困っているかたがいましたら、チャット用のオリジナルのテンプレ作成をつくっておくことをオススメします! 

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