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【自己啓発】伝わる書き方に必要なスキル

人生のアウトプット

「人に伝わる資料・文書を作りたい」 

このように考える人は多いのではないでしょうか? 

長い時間をかけたり、練りにねったものを否定され、涙する。 

そんな経験をされた方もいらっしゃるでしょう。 

この記事で紹介することを実践すると…あなたの作る資料や文書で、読者に納得感を与えることができますよ! 

【自己啓発】伝わる書き方に必要なスキル 

結論からお伝えすると「数字をもって結論から伝える」これに限ります。 

不思議なことに、人は「伝える側」と「聞く側」で 

情報の捉え方が180度変わります。 

伝える側は、自分の作った資料はこのような背景があり、このような考えのもと、 

このような形を作りました。なぜならば・・・ 

と、起承転結の形で説明する事が多いと思います。 

一方で、聞く側になると 

  • 結論は何なのか? 
  • その根拠は何なのか? 
  • どうやって根拠を見出したのか? 

と、このように結末から知りたいという思考に変わるのです。 

なぜこのようになるのか? 

それは、小さい頃から作文等で起承転結で文章を書くように教えられた事をベースに 

「時間」の捉え方の違いが大きく関係しています。 

伝える側は 

  • 自分はこれだけの時間を使った 
  • 時間をかけたものは良いものだ 

聞く側は 

  • 自分の時間は使いたくない 
  • 内容より結論を知りたい 

いかがでしょうか? 

あなたの身の周りでもよくある事ではないでしょうか? 

どうせ同じ時間を使うなら、認められる結果を出す事に使いたい。 

そう思った方は、次の具体的内容に進んで下さい。 

具体的な書き方 

どのように「数字」を示すと聞く側に納得感を持ってもらえるのか? 

日常の中の出来事に置き換えてイメージしてみます。 

「あの高級店がセール中で色んなものが安くなってるらしいよ」 

こんな一幕に数字を加えると 

「あの高級店がセール中で5万円のものが80%オフの1万円になってるらしいよ」 

このような感じになります。 

どの位安くなっているのか、数字を加えると分かりやすくなります。 

なぜ数字を加えると分かりやすくなるのでしょうか? 

それはイメージが明確になるからだと言えます。 

人は言葉で伝えられると、自分の中で様々なイメージをします。 

しかも自分の経験をもとにするので、1つの事を10人に伝えれば 

10通りのイメージが出来上がる事になります。 

そこに共通語となる数字を加えるとイメージが絞られ、理解を得られやすくなります。 

つまり、数字を使うと自分の説明に説得力がプラスされます。 

以前、職場の同僚から職場全体のルール遵守に関する啓蒙資料について 

「ある程度纏まったが、何かもう一押しが足りないので見て欲しい」 

と相談を受けました。 

確認してみると、ルールの大切さに関する熱い文章が書かれていました。 

気持ちは良く分かる、だけど主観的でルールの遵守率といった客観的なデータが入っていなかったのです。 

私は客観的なデータを追加する提案をしました。 

同僚は現状をデータに纏め、職場全体に周知をしました。 

周りの反応は 

「出来ていると思っていた事が意外と出来ていなかった」 

と良いリアクションを得る事が出来たのです。 

人はルールを守る事に最初は気を付けますが、いつか当たり前になり、 

忘れてしまう事があります。 

そこに数字を示す事で、現状を知りまた行動を見直す事が出来るのです。 

ここまで数字を加える時のメリットをお伝えしましたが、1つ注意が必要です。 

それは「ストーリーを大事にしましょう」です。 

  • どのように出した数字なのか? 
  • なぜこの数字が正しいと言えるのか? 

数字の土台と言えるこの部分を自分の中で整理しておく事が重要です。 

私は過去、土台をそっちのけに上司に数字を用いた資料で報告を行い、 

「どうしてこのような数字になったのか?確認はしているのか?」 

このように聞かれ答えられず、注意を受けました。 

事実を示す為に数字は必要です。 

単に載せれば良いというものではなく、確実に事実を表している事を 

明確に伝えられるまで、根拠を確認したものである必要があります。 

この点を抜かしてしまっては、ほら吹きになってしまいますので、 

注意して扱うようにしましょう。 

まとめ 

「伝わる書き方に必要なスキル」 

それは数字を使いこなす事とお伝えしました。 

注意点を守りながら、数字によるデータを扱う事で、あなたの説得力はグンとアップします。 

テレビのCMや電車の中づり広告など、日常の中にはあらゆる数字が溢れています。 

ただ眺めるだけではなく、どうやってこの数字を導き出しているのか意識するだけでも、 

自分が扱う数字に変化が出てきます。 

是非、自分のスキルとして「数字を扱う事」を取り入れ、ステージを上げていきましょう。 

参考文献 


コンサル1年目が学ぶこと

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